Standar Operasional Prosedur (SOP)

BAGIAN PELAYANAN INFORMASI

I. PENDAHULUAN

1.UMUM

Dalam Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 disebutkan bahwa setiap orang berhak berkomunikasi dan memperoleh informasi, mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh informasi maka dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Hal ini diperlukan mengingat hak manusia untuk memperoleh informasi merupakan Hak Asasi Manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa bernegara yang demokratis. Dalam kesiapannya menghadapi era Keterbukaan Informasi Publik, Posyantek Cipta Karya sebagai salah satu badan publik, dituntut untuk lebih meningkatkan kinerjanya secara optimal dan profesional sehingga diharapkan dapat memberikan pelayanan informasi kepada publik secara cepat, murah, transparan dan Akuntable. Seiring dengan tuntutan masyarakat yang semakin kompleks dan kritis terhadap jasa pelayanan informasi maka dibutuhkan kesiapan secara menyeluruh baik perangkat keras maupun perangkat lunak dan penyediaan jasa layanan informasi. Salah satu bentuk dari pada kegiatan tersebut adalah penyiapan Personel yang bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan atau pelayanan informasi. Guna memudahkan kinerja dan mendapatkan hasil yang optimal dipandang perlu untuk membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang tata Cara Pelayanan Informasi.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

  •  Maksud

Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dimaksudkan sebagai pedoman dasar Pengurus Pengelola Informasi dan Dokumentasi Posyantek bertugas dalam pelayanan informasi

  •  Tujuan

Tujuan Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini sebagai acuan pelaksanaan tugas Pengurus Pengelola Informasi dan Dokumentasi Posyantek Cipta Karya guna mendapatkan persamaan persepsi, kesatuan tindak, dan keseragaman dalam pelayanan informasi.

3. RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup dari pada Standar Operasional Prosedur (SOP) ini meliputi tata cara pelayanan informasi.

4. PENGERTIAN-PENGERTIAN

  • Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, data maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi secara elektronik ataupun Enelektronik.
  • Informasi Publik adalah Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta Informasi lain yang berkaitan kepentingan Publik
  • Pengurus pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah Pengurus yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan atau pelayanan informasi di badan Publik
  • Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang.
  • Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang.
  • Pemohon Informasi Publik adalah warga Negara dan atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-undang.
  • Pelayanan Informasi adalah serangkaian kegiatan pelayanan kepada pemohon Informasi berupa penerimaan permohon, pencatatan dan pemberian informasi.
  • Seksi Pelayanan TTG Posyantek Cipta karya adalah fungsi yang melaksanakan pelayanan informasi di Posyantek Cipta Karya.

II. TATA CARA PELAYANAN INFORMASI

a. Persiapan pelayanan informasi :

  1. Mempersiapkan sarana dan prasarana pelayanan baik berupa buku register dan blangko tanda penerimaan permohonan informasi.
  2. Mempersiapkan personil/petugas pelayanan informasi.

b. Pelaksanaan pelayanan informasi

  1. Mencatat nama dan alamat pemohon informasi publik, subjek dan format informasi serta cara penyampaian informasi yang diminta oleh pemohon informasi publik.
  2. Mencatat permintaan informasi publik yang diajukan secara tidak tertulis.
  3. Memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi
  4. Dalam hal permintaan disampaikan secara langsung atau melalui surat elektronik, nomor pendaftaran diberikan saat penerimaan permintaan.
  5. Dalam hal permintaan disampaikan melalui surat, pengiriman nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi.

c. Tanggung jawab pelayanan informasi:

  1. Mendokumentasikan informasi dan data yang diperoleh dalam bentuk foto, rekaman, dan audio visual.
  2. Memberikan pelayanan informasi dengan mengirimkan secara berkala, serta merta dan setiap saat informasi dan dokumentasi kepada pengemban fungsi humas.
  3. Kelancaran pelayanan informasi kepada pengemban fungsi humas.
  4. Kerahasiaan informasi yang dikecualikan kepada masyarakat
  5. Keakuratan Informasi yang diberikan kepada pengemban fungsi Humas dan masyarakat.

d. Bentuk Pelayanan Informasi

1) Penyampaian Informasi Publik dilakukan dalam bentuk:

a. Pemberian informasi dan data secara langsung.

b. Pemberian Informasi melalui akses informasi dan data teknologi informasi dan komunikasi.

2) Penyampaian informasi dan data secara langsung kepada publik oleh Pelayanan Informasi dalam bentuk antara lain:

a. Tulisan

b. Laporan

c. Gambar

d. Grafik

e. Rekaman

3) Penyampaian akses informasi dan data melalui teknologi informasi dan komunikasi oleh pelayanan informasi dapat diperoleh melalui, antara lain:

a. Internet

b. Multimedia Messages System (MMS)

c. Pesan singkat, Whatsapp

d. Faksmil.

4) Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan yaitu:

  • Secara berkala yaitu segala kegiatan dan kinerja badan publik, laporan keuangan, informasi lain yang diatur oleh undang-undang dengan waktu paling lambat 3 hari.
  • Serta merta yaitu segala bentuk keadaan yang mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang terjadi di wilayah hukum Posyantek Cipta Karya dengan waktu paling lambat 1 X 24 jam.
  • Setiap saat yaitu informasi publik yang berada dibawah penguasaannya tidak termasuk yang dikecualikan hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya, seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnnya, rencana kerja posyantek, perjanjian badan publik dengan pihak ketiga, informasi dan kebijakan yang disampaikan pengurus publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum, prosedur kerja posyantek dan laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-undang dengan waktu paling lambat 1 minggu.

5) Kewajiban pelayanan informasi setiap tahun mengumumkan layanan informasi berupa jumlah permintaan informasi yang diterima, waktu yang diperlukan badan politik dalam memenuhi setiap permintaan informasi, jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi, alasan penolakan informasi.

III. KETENTUAN TAMBAHAN

a. Penyelenggaraan Pelayanan Informasi.

1. Hubungan Horizontal

  1. Setiap pelayanan informasi agar mengirimkan informasi dan dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan di Posyantek Cipta Karya yang dapat diakses oleh publik yaitu informasi yang bukan dikecualikan, informasi yang wajib tersedia setiap saat dan informasi yang wajib disediakan secara berkala.
  2. Secara insidentil, pelayanan informasi wajib memberikan informasi dan data yang akurat kepada ketua Posyantek Cipta Karya Pengiriman informasi dan dokumentasi di lingkungan Posyantek Cipta Karya menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia.